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香港科技大学毕业袍借还系统

客户背景

香港科技大学自1991年10月创校以来,以破竹之势,迅速成为国际知名学府,并牵头带动香港转型为知识型社会。科大锐意创新研究和教学,全部教授均拥有博士学位,在本地院校中脱颖而出。科大的学者在科学、工程、商管、人文和社会科学领域开辟新天地,成功把知识的界限推向更高峰。校内的尖端设施造就了成功的条件。科大积极投入社会服务,通过举办科学营,为中学生设立网上学分课程,以及提供终身学习课程等工作,促进科大与本地社群的联系。科大与内地大学缔结学术联盟,并与市政府合作,为长远的全国性合作铺路。在国际层面,科大是东亚研究型大学协会及太平洋地区大学协会的成员,加上科大欧洲研究所的大力推动,与全球多所顶尖学府和科研机构建立交流合作关系。

项目挑战

鉴于每年数以千计的毕业生走出校园,对毕业袍的需求庞大,超出了人工借还操作流程所能负荷的极限。毕业袍及其配件(如长袍、四方帽、流苏、垂布)遗失、损坏的情况时有发生,资产流失率不断上升,校方甚至无法及时发现并补充库存,造成后一批毕业生没有毕业袍可穿的窘境。此外,对毕业袍清洗的远程监督一直找不到更行之有效的实施方案。因此,学校亟需一套适合的信息化解决方案,以改革毕业袍的管理工作。


解决方案

兴华毕业袍借还系统于2005年开始应用于香港科技大学,它通过对毕业袍及配件从出借到返还的全程追踪追溯,实现了系统化的管理模式。

解决方案在硬件配置上采用具有兴华自主知识产权的G-BOX超高频固定式RFID读写器作为整个系统的核心,它由RFID读取器、终端处理器、中间件和单一应用软件结合而成,符合多功能工业级使用要求,除具备RFID标签读写功能以外,还能够监测并控制外部传感器和信号。

G-BOX的优势在于降低执行成本、减少项目部署时间、提高在恶劣环境下的可靠性及改善RFID系统的整体性能。一体化的设计克服了传统RFID设备之间的大量布线缺陷,而价格只是传统RFID系统的一半,因此G-BOX的出现大大提升了RFID技术的可普及性。而RFID标签方面则选用了耐高温、抗挤压、可水洗的洗衣标签,在极端环境下依然能够循环使用100次。此外,3G路由器的加入让系统连接更快、更稳定,实现了实时的状态信息更新。

整套系统架构分工明确,在出借系统上输入学生学号,再利用读写器读取固定于每一件出借衣袍或配件的标签,将标签号码写入系统,由于标签号码事先已与物件的具体信息(如颜色、尺寸等)一一对应,自此每一个物件细化到物件瑕疵等资料都与租借人实现关联,随后学生的租借记录包括物件详细信息及租借状况等,会自动有序地一一储存到系统中;而返还系统同样通过读写器读取固定于每一件返还衣袍或配件的标签,消除出借记录,并记录物件使用状况,帮助用户计算费用和额外服务费用,并开具发票。

整套解决方案的工作流程由学生校内在线申请开始;校方按申请利用出借系统安排毕业袍等物件出库;毕业生毕业后如数返还至遍布香港的洗衣店返还点,经返还点工作人员使用返还系统收取核对、检查物件是否完好无缺、并收取租用费或其他额外费用;洗衣店清洗物件后交由校方在与返还点同步更新的返还系统上查收入库,如有需要可解决退款事宜。


实施效果

系统由2005年运行到现在,香港科技大学对解决方案好评如潮,一方面学生从中得到了便利;从校方的角度,毕业袍等物件也得以循环利用,对第三方的服务监督也更为实时有效。

  • 资产使用透明化

通过对毕业袍等物件的全程追踪,实现了可视透明化的资产管理。

--系统用户对毕业袍的出借及返还情况一目了然,其中包括物件本身的完好或损毁状况等

--校方可透过同一信息平台监督第三方服务状态

--管理层能够第一时间了解库存情况,及时作出补货、调整等应急决策

  • 资产管理效益化

--超高频RFID读写器和洗衣标签优秀的读写能力组合,令读写效率和准确度大大提高

--无论是科大还是第三方,在同一系统平台上,创造了信息的实时传递,同样令运作效率和准确度大大提高

--系统优化了整个毕业袍借还的操作流程,其本身所具有的统计、费用计算等自动化功能大大缩短了耗费时间

  • 资产利用循环化

--RFID洗衣标签耐热抗压,极端环境下仍可循环使用100次

--毕业袍及配件循环使用率大幅提升,资产流失率降低的同时,也省去了大笔额外支出

--信息化解决方案的采用无以减少了纸张消耗,绿色环保无污染


未来计划

基于以上效果,香港科技大学正研究计划将借还系统运用到更多的校内资产使用管理中,以满足更多师生的不同需求,同时保障校方的运营效益。


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